Elektronikus számla: miért az e-számláké a jövő?

Mit jelent az e-számla?

Miért is fontos helyre tenni ezt a fogalmat? Gyakori ugyanis az a tévhit, hogy minden online számlázó programmal kiállított számla, melyet el tudunk küldeni e-mailben, elektronikus számla.

Valójában azonban az online számlázóval is lehetőség van hagyományos, papír alapú számlák készítésére, melyek akár néhány gombnyomással e-mailben célba juttathatók. Ezek azonban nem e-számlák.

A jogszabály úgy fogalmaz, hogy e-számlának az a dokumentum minősül, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be. Ezen kívül minden példány esetében biztosítani kell az elektronikus számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát.

Az időbélyeg és az elektronikus aláírás a profi számlázó programok esetén automatikusan rákerül minden elektronikus bizonylatra. Az időbélyeg azért szükséges, hogy beazonosítható legyen, hogy mikor került kiállításra a számla. A digitális aláírás pedig hitelesíti, hogy ki bocsátotta ki azt.

Elektronikus számla vs. hagyományos számla

Nem árt tisztában lenni az e-számla és a hagyományos számla közötti alapvető különbségekkel.

Ami közös mindkettőben, azok a tartalmi elemek. Tehát ugyanazokat az adatokat kell feltüntetni mindkét típusnál.

A hagyományos számlát a címzettnek nyomtatott formában kell megőriznie. Ez történhet úgy, hogy a bizonylatot a kiállító nyomtatja és személyesen, postai úton vagy akár futárral eljuttatja a vevőnek. Vagy számlázó programban készíti el a papír alapú bizonylatot, melyet e-mailben elküld és azt a címzett nyomtatja.

Sokkal egyszerűbb a helyzet e-számla esetén! Az elektronikus számlát ugyanis nem kell nyomtatni, az elektronikus formában kerül tárolásra . Nem kérdés tehát, hogy sokkal költséghatékonyabb és környezettudatosabb megoldás, mint a papír számlák és rengeteg adminisztrációt, valamint időt spórol a vállalkozásnak.

Elektronikus számlák esetén:

Hogyan válasszak online számlázó programot?

Döntés előtt mindig érdemes alaposan utánanézni, hogy az adott számlázó program tud-e e-számlákat kiállítani, illetve mennyibe kerülnek az elektronikus bizonylatok. Találkozni olyan számlázókkal, ahol a csomagok korlátlan e-számla kiállításra adnak lehetőséget, és olyanok is, ahol külön kell fizetni az időbélyegért.

Amennyiben éppen online számlázó programot keresel, mely garantálja az e-számlákra vonatkozó követelmények maradéktalan teljesülését, nézz körül a Billingo oldalán.